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MitarbeiterInnen anlegen

Inhaltsverzeichnis

  1. MitarbeiterInnen manuell anlegen
  2. MitarbeiterInnen via Importdatei anlegen
  3. Importdatei ausfüllen
  4. Wichtige Hinweise

     

Die Verwaltung der Fahrerdaten ist ein zentraler Teil des DriversCheck Admin Monitors. Du kannst Fahrende entweder manuell anlegen oder mehrere gleichzeitig per Excel-Import ins System übernehmen.

1. MitarbeiterInnen manuell anlegen

Um neue FahrerInnen anzulegen, benötigst du lediglich die Basisdaten, wie Vor- und Nachname und eine E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse von FahrerInnen kann nur einmal im System existieren.

🆕
Das ist neu: Wir haben die Verwaltung von Prüfmerkmalen optimiert, um die Herausforderung zu lösen, dass bisher jedes Prüfmerkmal nur einmal im System vergeben werden konnte. Diese Verbesserung ermöglicht es nun, doppelte Prüfmerkmale innerhalb deiner Organisation zu verwalten.
 
 
⚙️
Flow: Mitarbeiter / Neuer Mitarbeiter
 
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💡
Wenn FahrerInnen keine eigene E-Mail haben, kann die E-Mail-Adresse im Feld E-Mail Kontrolleur einer verantwortlichen Person hinterlegt werden. Diese erhält dann alle Benachrichtigungen und Aufforderungen anstelle des Fahrers.
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2. MitarbeiterInnen via Importdatei anlegen

Mit Hilfe unserer Importdatei kannst du einfach und schnell mehrere MitarbeiterInnen auf einmal in das System einpflegen. Hierbei handelt es sich um eine Exceldatei (xlsx), in welcher die Daten deiner FahrerInnen aufgelistet sind. Du kannst die hinterlegten Daten nach Anlage nachträglich jederzeit über das FahrerInnen-Profil bearbeiten.

 

⚙️
Flow: Mitarbeiter / Alle Mitarbeiter / Mitarbeiter importieren
 MitarbeiterInnen_anlegen3

 

Die aktuellste Version der Importdatei kannst du hier immer über den Button “Importdatei herunterladen” downloaden.

 
🆕
Das ist neu:
  1. Modulaktivierung: mit Hilfe unserer neuen Importdatei kannst du die Führerscheinkontrolle getrennt von der Fahrerunterweisung für einzelne FahrerInnen aktivieren. Die Freischaltung für das VideoIdent Verfahren ist aktuell noch nicht automatisch möglich. Hierfür steht dir unser Kundenservice zur Verfügung.
  2. Unterweisungs- Kontrolldatum: ab sofort ist er möglich Fahrer mit einer gültigen Kontrolle zu hinterlegen und dann im richtigen Zyklus mit der Kontrolle zu starten. Sprich: es geht nicht sofort eine Aufforderung zur Kontrolle raus, sondern der Prozess startet erst dann, wenn eine Prüfung erforderlich ist.
  3. Weitere Informationen: Mit der neuen Importdatei kannst du eine Vielzahl weiterer Informationen bei der Anlage deiner FahrerInnen berücksichtigen.

3. Importdatei ausfüllen

Die Importdatei setzt sich aus mehreren Kategorien zusammen, die farblich hervorgehoben sind. Dabei ist hervorzuheben, dass die Struktur der Tabelle nicht verändert werden darf und alle Pflichtfelder die mit einem * markiert sind ausgefüllt werden müssen.

Kontaktdaten

In dieser Kategorie werden die Basisdaten hinterlegt. Wichtig ist dabei, dass entweder die E-Mail-Adresse des Fahrers oder die E-Mail-Adresse des Vorgesetzten hinterlegt wird, wenn keine eigene E-Mail Adresse vorhanden ist. Achtung: in diesem Fall können sich die Fahrer nicht selbst in die App einloggen und erhalten keine E-Mails. Diese gehen ausschließlich an den Vorgesetzten.

  • Anrede: Geschlechtsbezogene Anrede (z. B. Herr, Frau)
  • Vorname: Vorname der Person
  • Name: Nachname der Person
  • E-Mail: E-Mail-Adresse der Person
  • E-Mail Kontrolleur: E-Mail-Adresse einer Person, die als Kontrolleur fungiert (z.B. zur Prüfung oder Freigabe)
 

Rollenzuteilung

Hier werden der Person die benötigten Rollen im System zugewiesen:

💡
Bei der Zuweisung der Rollen steht die 1 für “zugewiesen” und die 0 für “nicht zugewiesen”. Alle Spalten zur Rolle müssen vor dem Import mit 0 oder 1 ausgefüllt sein.
 

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  • Fahrer
  • Manager
  • Kontrolleur
  • Admin
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Module / Zusatzleistungen

  • FSK Modul: Teilnahme oder Berechtigung für ein bestimmtes FSK-Modul (z.B. Fahrsicherheitskurs)
  • VideoIdent: Teilnahme an oder Berechtigung für ein Video-Ident-Verfahren
  • FU Modul: Teilnahme oder Berechtigung für ein FU-Modul (z.B. Fuhrpark-Überwachung) Hier erfolgt die Aktivierung der einzelnen Module für deine FahrerInnen. Abhängig von den individuellen Bedürfnissen deines Fuhrparks, kannst du den FahrerInnen verschiedene Kurse zur Fahrerunterweisung zuweisen:
    • 0 = PKW
    • 1 = LKW
    • 2 = PKW inkl. E-Mobilität
    • 3 = PKW & LKW
    • 4 = LKW & PKW inkl. E-Mobilität
    • 5 = Kastenwagen
 

Historie

  • Kurs-ID: Identifikationsnummer des Kurses, den die Person besucht hat
  • Letzte FSK: Datum der letzten Teilnahme am FSK-Modul
  • Letzte FU: Datum der letzten Teilnahme am FU-Modul
  • Ext. User ID: Externe Benutzer-ID, z.B. aus einem anderen System
 

Optionale Mitarbeiterdaten

  • Personalnummer: Interne Personalnummer der Person
  • Geburtsdatum: Geburtsdatum der Person
  • Kostenstelle: Kostenstelle, der die Person zugeordnet ist (Abteilung, Projekt, etc.)
  • Abteilung, Standort: Abteilung und/oder Standort der Person
 

Prüfmerkmale

  • Kfz Kennzeichen: Fahrzeugkennzeichen, falls die Person ein Fahrzeug nutzt
  • Führerscheinnummer: Nummer des Führerscheins der Person
  • Verifizierung Führerscheinnummer: Bestätigung, ob die Führerscheinnummer geprüft/verifiziert wurde
  • Siegelnummer: Nummer eines Siegels, das z.B. auf einem Führerschein oder Dokument angebracht ist
  • Verifizierung Siegelnummer: Bestätigung der Prüfung/Verifizierung der Siegelnummer
  • Ablaufdatum: Ablaufdatum des Führerscheins oder anderer relevanter Dokumente
  • FS-Klassen: Führerscheinklassen, die die Person besitzt (z.B. B, C, CE)
  • Beschränkungen / Zusatzangaben: Zusätzliche Hinweise, Einschränkungen oder Besonderheiten zum Führerschein oder der Person

4. Wichtige Hinweise

🧐
FahrerInnen, die keine E-Mail-Adresse besitzen, können mit der E-Mail ihrer Vorgesetzten hinterlegt werden.
⏰
Sobald die Importdatei hochgeladen wurde, erhalten deine FahrerInnen automatisch Zugangsdaten und eine Aufforderung zur Führerscheinkontrolle. Es empfiehlt sich daher, die Importdatei erst hochzuladen, wenn diese vollständig und korrekt ausgefüllt wurde.

 👬

Wenn für die Fahrerunterweisung eine Vorgesetzten E-Mail Adresse hinterlegt ist, erhalten diese eine E-Mail mit Benutzernamen und Passwort. Diese Daten können zukünftig auch für den Log-In zur Fahrerunterweisung genutzt werden.

Achtung: bei der Führerscheinkontrolle ist dies nicht möglich, hier muss eine Fremdkontrolle durchgeführt werden

 ⛔

Das Format in der Importdatei darf nicht geändert werden. Trage lediglich die erforderlichen Daten in die entsprechenden Spalten ein.

 ✅

Bitte deine IT, alle E-Mails von plattform@drivers-check.de auf die Whitelist zu setzen. So stellst du sicher, dass unsere E-Mails jederzeit bei deinen FahrerInnen ankommen und nicht im Spam-Ordner landen.